I. CHỨC NĂNG

Tham mưu cho Hiệu trưởng về chiến lược, kế hoạch, chính sách, quy chế công tác hành chính - văn phòng, quản trị cơ sở vật chất, dịch vụ. Thực hiện và chịu trách nhiệm trong phạm vi được Hiệu trưởng phân công về quản lý, điều hành các hoạt động: văn phòng (kế hoạch, văn thư, lễ tân, khánh tiết), an ninh trật tự, cảnh quan môi trường, quản lý đất đai, nhà cửa và cơ sở hạ tầng, cung cấp điện, nước, dịch vụ ăn, ở.

II. NHIỆM VỤ

1. Tổng hợp và lập các chương trình, kế hoạch công tác của trường. Tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong trường thực hiện chương trình, kế hoạch; Đảm nhận thông tin hai chiều giữa Ban giám hiệu với các đơn vị trong Trường, giúp Hiệu trưởng chỉ đạo điều hành công tác chung;

2. Chủ trì tổng hợp làm báo cáo của trường, chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản có tính chất tổng hợp như sơ kết, tổng kết hàng năm, báo cáo Hội nghị, báo cáo đột xuất, lập các biểu và cung cấp số liệu thống kê tổng hợp theo yêu cầu của lãnh đạo Trường và cấp trên;

3. Chủ trì sắp xếp lịch công tác tuần, đăng tải trên trang web của trường, theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện; Tham mưu ban hành, tổ chức soạn thảo các văn bản của trường theo chức năng nhiệm vụ của phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động;

4. Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu, bao gồm: xây dựng, chương trình, kế hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng chủ trì;

5. Theo dõi công tác pháp chế và thanh tra, tiếp nhận các đơn khiếu tố và phân loại để chuyển đến nơi cần giải quyết. Kết hợp với Phòng tổ chức cán bộ, Ban thanh tra, các Phòng chức năng khác để tìm hiểu và đề xuất cách giải quyết. Tiếp nhận yêu cầu của cá nhân, tập thể trong và ngoài trường, bố trí thời gian để cá nhân và tập thể có nhu cầu gặp lãnh đạo Nhà trường;

6. Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ giúp Hiệu trưởng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của trường và các quy định khác do Trường ban hành;

7. Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của trường; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước; Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Hiệu trưởng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân (qua hệ thống quản lý hành chính điện tử) để thực hiện; theo dõi và báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị; Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi, trình duyệt, ký, vào sổ theo dõi, nhân bản đúng số lượng và gửi các đơn vị; Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; Sao y, trích sao, sao lục các văn bản do Nhà trường ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Hiệu trưởng;

8. Quản lý sử dụng máy Fax, điện thoại, máy photocopy của Trường; Đặt mua và cung cấp các loại báo chí, bản tin, ấn phẩm, công báo,…theo kế hoạch được duyệt; Nhận chuyển các loại thư, báo, ấn phẩm,…từ bưu điện đến các đơn vị và cá nhân trong Trường; Dự trù và trang bị các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…cho các phòng làm việc của lãnh đạo Trường, phòng khách, phòng họp, nhà khách…; Chuẩn bị các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng, phúng viếng,... phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Trường;

9. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụ các sự kiện tại đơn vị. Đầu mối giao tiếp, đón tiếp khách trong và ngoài nước đến trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. Đảm bảo chỗ ăn, ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt;

10. Chủ trì, phối hợp Phòng Thiết bị đầu tư quản lý, bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, thay thế, đề xuất kế hoạch khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị của Nhà trường phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và sản xuất;

11. Quản lý công tác sản xuất và các dịch vụ đời sống; Quản lý điện sinh hoạt; Sử dụng và khai thác nguồn nước, đảm bảo đủ nguồn nước sạch phục vụ sản xuất và sinh hoạt của Nhà trường;

12. Quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô phục vụ công tác của Nhà trường;  Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; Vệ sinh, phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng trường và các phòng họp do Phòng trực tiếp quản lý. Đảm bảo các điều kiện vật chất theo quy định cho Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường làm việc;

13. Quản lý toàn bộ đất đai, các công trình vật kiến trúc, nhà ở, phòng học, giảng đường, các trang thiết bị máy móc, dụng cụ, công cụ lao động,... Tổ chức tiếp nhận các công trình mới xây dựng xong, các công trình sửa chữa, có kế hoạch bố trí chỗ làm việc, học tập, sinh hoạt cho các đơn vị trong toàn Trường;

14. Quản lý, lập kế hoạch cải tạo khuôn viên, chăm sóc hệ thống cây cảnh quan, cây xanh,... Đảm bảo công tác vệ sinh, môi trường trong khuôn viên Nhà trường;

15. Quản lý, điều hành công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy. Phối hợp với công an các cấp xây dựng và thực hiện kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự trong các dịp lễ, tết hoặc sự kiện quốc gia;

16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.